在許多企業(yè)，固定資產(chǎn)盤點(diǎn)幾乎是每年的例行工作。等到對(duì)賬時(shí)，才發(fā)現(xiàn)賬實(shí)差異成了常態(tài)：設(shè)備不見了，位置變動(dòng)無人知曉，責(zé)任人說不清楚。一旦涉及盤虧，不僅僅是數(shù)字損失，還會(huì)讓財(cái)務(wù)合規(guī)、內(nèi)部稽核和管理層信任陷入被動(dòng)。

不少行政人員和資產(chǎn)管理員對(duì)此心有余悸：

“盤虧責(zé)任到底該怎么算？誰來擔(dān)？該不該賠？”

其實(shí)，盤虧責(zé)任之所以總是“扯不清”，根本原因往往不是流程復(fù)雜，而是崗位職責(zé)模糊。缺乏明確的權(quán)責(zé)界定，任何規(guī)范流程都容易變形走樣。

一、盤虧責(zé)任界定的四個(gè)核心問題

要厘清責(zé)任，先要理清盤虧背后的四個(gè)基本問題：

1. 資產(chǎn)是否入賬？
   很多企業(yè)在購(gòu)入設(shè)備后，沒有第一時(shí)間建立臺(tái)賬，或者只在財(cái)務(wù)系統(tǒng)里留痕，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)管理與賬面脫節(jié)。

2. 資產(chǎn)是否分配責(zé)任人？
   設(shè)備被多人共用，或頻繁調(diào)撥，卻沒有固定保管人。

3. 盤點(diǎn)記錄是否完備？
   往年盤點(diǎn)數(shù)據(jù)不齊全，丟失與報(bào)廢界限模糊。

4. 處置流程是否透明？
   報(bào)廢、封存、轉(zhuǎn)移等變動(dòng)未按流程備案，后續(xù)無人認(rèn)領(lǐng)。

如果這四個(gè)問題任何一個(gè)沒有落實(shí)，盤虧就容易陷入“找不到頭緒”的境地。

二、崗位職責(zé)不清：盤虧頻發(fā)的根本原因

企業(yè)往往在資產(chǎn)管理制度上寫著“責(zé)任人負(fù)責(zé)保管”，但實(shí)際操作時(shí)，崗位職責(zé)往往呈現(xiàn)兩種極端：

• 全員模糊：沒有臺(tái)賬分配，大家都覺得“公共物品”無需確認(rèn)責(zé)任。

• 層層推諉：采購(gòu)部門、行政部門、使用部門各有職責(zé)，但分界線不清晰，出了問題互相指責(zé)。

例如，某家公司丟失了多臺(tái)筆記本電腦，審計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)：

行政部門負(fù)責(zé)登記入賬，但未分配責(zé)任人；
IT部門負(fù)責(zé)安裝配置，卻未簽收移交；
使用部門員工離職，交接不清；
財(cái)務(wù)部門年終才發(fā)現(xiàn)實(shí)物丟失。

當(dāng)崗位職責(zé)不明確，盤虧就成了無解的謎題。每個(gè)環(huán)節(jié)都說“和我無關(guān)”，最終只能由公司兜底處理。

三、崗位職責(zé)分明：界定責(zé)任的第一前提

無論企業(yè)規(guī)模大小，要想避免盤虧爭(zhēng)議，首先要做的就是把崗位職責(zé)寫清楚、落實(shí)到人、形成閉環(huán)。

下面是職責(zé)劃分的三層體系：

1. 采購(gòu)和登記責(zé)任

由行政或采購(gòu)部門負(fù)責(zé)：

• 驗(yàn)收入庫

• 建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬

• 在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)編號(hào)、歸屬信息

關(guān)鍵：首錄即要明確責(zé)任人，避免“后分配”造成脫節(jié)。

2. 保管和使用責(zé)任

由資產(chǎn)使用部門承擔(dān)：

• 保證資產(chǎn)處于合理使用狀態(tài)

• 不得私自調(diào)撥

• 定期核對(duì)狀態(tài)

關(guān)鍵：每臺(tái)設(shè)備必須有唯一責(zé)任人，無論是否多人共用。

3. 監(jiān)督和核查責(zé)任

由財(cái)務(wù)或資產(chǎn)管理部門承擔(dān)：

• 定期盤點(diǎn)

• 異常跟蹤

• 折舊、核銷審批

關(guān)鍵：監(jiān)督不等于替代保管責(zé)任，而是發(fā)現(xiàn)問題、推動(dòng)整改。

四、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)：崗位職責(zé)落地的工具保障

許多企業(yè)在流程設(shè)計(jì)上“紙面完美”，卻依然無法落實(shí)責(zé)任，原因在于缺少系統(tǒng)支撐。

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的價(jià)值，就在于把“崗位職責(zé)”嵌入每一步操作：

• 自動(dòng)生成責(zé)任人臺(tái)賬：一旦采購(gòu)入庫，系統(tǒng)自動(dòng)綁定責(zé)任人信息。

• 掃碼調(diào)撥留痕：每一次調(diào)撥、借用，都在系統(tǒng)中記錄責(zé)任鏈。

• 盤點(diǎn)閉環(huán)追溯：盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)盤虧，自動(dòng)生成差異清單及責(zé)任歸屬。

• 審批流程電子化：報(bào)廢、核銷必須全流程留痕，無紙化歸檔。

一旦系統(tǒng)接管核心節(jié)點(diǎn)，崗位職責(zé)就不再是“模糊口頭約定”，而是有數(shù)據(jù)支撐、可追溯的責(zé)任鏈。

五、如何在實(shí)踐中界定盤虧責(zé)任？四步操作建議

當(dāng)資產(chǎn)確實(shí)盤虧，不可避免要界定責(zé)任和處理方式。建議遵循四步法：

第一步：追溯核查

• 調(diào)出資產(chǎn)臺(tái)賬

• 查看最近調(diào)撥、借用記錄

• 核對(duì)盤點(diǎn)歷史

第二步：責(zé)任確認(rèn)

• 先找最后使用或保管人

• 若調(diào)撥未記錄，由調(diào)撥發(fā)起部門承擔(dān)連帶責(zé)任

• 無人認(rèn)領(lǐng)的，由主管部門先行認(rèn)責(zé)

第三步：情況說明

• 使用或保管人書面說明丟失情況

• 部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)

第四步：審定與處理

• 形成《固定資產(chǎn)盤虧責(zé)任認(rèn)定表》

• 財(cái)務(wù)、行政、分管領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批

• 決定是否賠償或免責(zé)

在此流程中，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的日志與審批記錄是最有力的證據(jù)依據(jù)。

六、如何分清“重大過失”和“管理漏洞”？

很多時(shí)候，盤虧不一定意味著個(gè)人要賠償。需要結(jié)合責(zé)任情節(jié)判斷：

原則：先定責(zé)，再定性，再?zèng)Q定處理方式。

七、盤虧責(zé)任落實(shí)的底層邏輯：制度+流程+工具

崗位職責(zé)分明不是一句口號(hào)。
要想落地，需要三件事并行：

? 清晰的制度

誰錄入，誰保管，誰核對(duì)，誰審批

? 閉環(huán)的流程

從采購(gòu)到報(bào)廢，每一步都有證據(jù)鏈

? 可視化的工具

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)全程留痕

如果你還依賴紙面臺(tái)賬或零散Excel，哪怕流程寫得再漂亮，也很難形成有效責(zé)任鏈。

八、分清職責(zé)，才能“誰的資產(chǎn)誰負(fù)責(zé)”

盤虧不一定是管理失敗，但盤虧責(zé)任無法厘清，一定是管理失職。
如果你的公司希望把固定資產(chǎn)管理做得專業(yè)，第一步就是把崗位職責(zé)寫清楚，第二步是把流程固化到系統(tǒng)，第三步是讓每一次盤點(diǎn)都能留下完整的證據(jù)鏈。

下一次盤點(diǎn)時(shí)，不妨先問問自己：

“這臺(tái)設(shè)備是誰在管？什么時(shí)候最后一次確認(rèn)？系統(tǒng)里有沒有記錄？”