很多公司在盤點結束后，發(fā)現(xiàn)賬面資產和實際存量總是“對不上”，卻又苦于找不到責任人。資產丟失、設備遺失、記錄缺失，往往都以“無法界定責任”告終。
這不僅給財務報表帶來不真實的風險，也讓日常管理失去了剛性約束。小公司固定資產盤點先做什么？
事實上，固定資產盤虧責任追究機制，既是內部控制的基石，也是合規(guī)經(jīng)營的底線。
一、為什么需要責任追究機制？
在實踐中，很多盤虧都不是純粹的意外，而是由以下因素累積導致：
? 無人負責：共用資產無人簽字確認
? 無臺賬：購置未及時入賬
? 無調撥記錄：調撥借用全靠口頭通知
? 無報廢流程：壞了就隨意丟棄
? 無差異說明：盤虧后簡單“減賬”
結果：
審計直接出具管理建議
稅務稽查要求補繳
公司損失無法追償
而固定資產管理系統(tǒng)雖能提供流程支持，但如果沒有制度保障，再好的工具也會失效。
二、固定資產盤虧責任追究制度的核心要點
一個合格的制度，必須清楚回答以下四個問題：
1?? 盤虧如何界定？
什么情形屬于盤虧（實物不存在）
盤虧和報廢的區(qū)別
是否需書面證明
2?? 責任如何認定？
由誰負責保管
調撥流程誰審批
最后一次盤點確認誰簽字
3?? 處理程序是什么？
核查—確認—審批—處理
書面材料要求
不同金額的處理層級
4?? 后果怎么落實？
賠償金額標準
免賠條件
部門責任劃分
如果你的制度無法讓員工清晰回答這四個問題，就意味著一旦出現(xiàn)盤虧，責任追究就只能“走過場”。
三、制度框架示例（可參考起草）
下面是一套責任追究制度框架，可根據(jù)企業(yè)規(guī)模靈活調整：
（一）適用范圍
適用于本公司范圍內所有納入固定資產臺賬管理的實物資產，包括：
機器設備
辦公器材
IT設備
家具等
（二）責任分工
（三）盤虧界定
以下情形視為盤虧：
盤點時實物無法找到
無有效借用、報廢、封存記錄
經(jīng)核查無法確認去向
（四）責任認定流程
發(fā)現(xiàn)階段
盤點產生差異，由盤點組生成《盤點差異清單》
核查階段
盤虧資產由責任人填寫《固定資產盤虧情況說明》
行政部門核實臺賬、借用、調撥、報廢記錄
責任確認階段
使用部門負責人簽字確認
財務部進行賬務核對
固定資產管理系統(tǒng)記錄核查過程
審批階段
小額資產（價值≤5000元）：分管領導審批
中額資產（5000元＜價值≤5萬元）：總經(jīng)理審批
大額資產（價值＞5萬元）：董事會審批
（五）處理方式
根據(jù)責任認定，按以下原則處理：
（六）后續(xù)整改
行政部門在固定資產管理系統(tǒng)同步狀態(tài)
財務完成賬務調整
責任部門提交整改報告
人力資源部門視情況啟動績效扣分或通報
四、固定資產管理系統(tǒng)在追責機制中的作用
制度約束是剛性，系統(tǒng)支撐是抓手。
固定資產管理系統(tǒng)能解決三大痛點：
? 差異自動識別
系統(tǒng)盤點時即時生成盤虧報告
? 責任留痕
調撥、借用全流程留檔
誰審批，誰簽字清晰可查
? 自動生成折舊和核算
避免折舊漏算、報廢錯賬
? 審批流程數(shù)字化
無紙化責任確認，避免篡改
企業(yè)在制度執(zhí)行中，只有工具和流程深度融合，責任追究才能落地。
五、實操建議：如何讓責任追究制度真正生效
很多公司制度寫得好，執(zhí)行卻總打折扣。要讓盤虧責任追究成為常態(tài)，需要做到：
? 培訓先行
員工和中層都要明白盤虧的責任后果
? 分級授權
不同金額、不同情節(jié)分層審批，避免一刀切
? 定期審計
固定資產管理系統(tǒng)導出報表核對
? 獎懲兌現(xiàn)
責任認定后，該賠償就賠償，該免責就免責
只有“制度+執(zhí)行+留痕+獎懲”四要素結合，才能徹底杜絕盤虧失控。
六、沒有明確責任，就沒有真正的管理
很多企業(yè)以為“盤點只是核實數(shù)量”，而忽視了盤虧責任追究的制度價值。
事實上，明確責任不僅是管理的底線，也是企業(yè)健康運轉的重要保障。
從今天開始，不妨先問一問：
你的資產盤虧，能找到誰來擔責嗎？
你的制度，是否讓每個人都知道自己要負責什么？
你的系統(tǒng)，能否完整保存所有流轉和審批記錄？
如果答案不清晰，制度建設就值得立即行動。
