在做固定資產(chǎn)清查時，很多管理者的第一反應(yīng)是：
“到底哪些算在清查范圍里？清查要不要把低值易耗、待報廢、未入賬、在建工程都拉進(jìn)來？”
清查的真正目標(biāo)，是全面摸清資產(chǎn)現(xiàn)狀、完整還原資產(chǎn)全貌、發(fā)現(xiàn)潛在管理漏洞。
因此，清查范圍的劃定，既不能太窄流于形式，也不能盲目擴(kuò)大增加不必要的人力負(fù)擔(dān)。
一、清查范圍劃定的基本原則
在任何組織里，固定資產(chǎn)清查范圍劃定應(yīng)遵循 “四個必須覆蓋” 原則：
覆蓋邏輯 | 說明 |
賬內(nèi)資產(chǎn)必須清查 | 所有已登記在賬的固定資產(chǎn)臺賬全部納入清查對象 |
賬外資產(chǎn)必須排查 | 現(xiàn)場存在、臺賬無登記的潛在漏登資產(chǎn)需主動排查 |
待處理資產(chǎn)必須納入 | 正在辦理報廢、報損、調(diào)撥、轉(zhuǎn)移流程中的資產(chǎn)納入狀態(tài)核查 |
可能形成固定資產(chǎn)的臨界資產(chǎn)要觀察 | 低值易耗已長期在用、固定資產(chǎn)臨界值資產(chǎn)，需綜合管理界定 |
二、具體清查范圍項目表
資產(chǎn)類型 | 是否必須納入清查？ | 備注 |
在用固定資產(chǎn) | ? 必須納入 | 無論使用科室與地點均需現(xiàn)場核實 |
暫停使用固定資產(chǎn) | ? 必須納入 | 特別是封存、封存待處理設(shè)備 |
待報廢固定資產(chǎn) | ? 必須納入 | 確認(rèn)是否已形成正式報廢手續(xù)，狀態(tài)更新是否同步 |
待報損待修理資產(chǎn) | ? 必須納入 | 狀態(tài)登記是否明確、維修去向清晰 |
跨部門調(diào)撥中的固定資產(chǎn) | ? 必須納入 | 查驗調(diào)撥流轉(zhuǎn)手續(xù)與系統(tǒng)狀態(tài)一致性 |
已報廢但尚未核銷資產(chǎn) | ? 必須納入 | 審核報廢手續(xù)完整性，確保賬面同步核銷 |
低值易耗長期在用物品 | ? 視組織規(guī)定 | 超長期使用價值較高者可列入專項觀察或臨時性盤點 |
項目在建工程 | ? 部分納入 | 與形成固定資產(chǎn)相關(guān)的在建資產(chǎn)轉(zhuǎn)固清單需同步審核 |
已完全折舊資產(chǎn) | ? 必須納入 | 折舊與實際使用狀態(tài)脫節(jié)問題是清查重點 |
賬外歷史遺留資產(chǎn) | ? 必須納入 | 主動查找賬外漏登記、捐贈、撥付但未登記的資產(chǎn) |
三、哪些資產(chǎn)通常容易遺漏？清查時需特別關(guān)注
容易遺漏場景 | 實務(wù)說明 |
捐贈或撥付未登記 | 如外部單位贈送的儀器設(shè)備、會議系統(tǒng)、公益性設(shè)備 |
小額快速采購未建賬 | 某些科室以小額經(jīng)費采購固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)物品，未及時申報入賬 |
項目結(jié)題設(shè)備遺留 | 科研、技術(shù)項目完結(jié)后形成的實物資產(chǎn)，長期未歸入固定資產(chǎn)庫 |
部門內(nèi)調(diào)劑自行流轉(zhuǎn) | 未走調(diào)撥流程，資產(chǎn)在不同責(zé)任人之間長期轉(zhuǎn)移使用 |
長期閑置封存庫房內(nèi)資產(chǎn) | 被遺忘的老舊設(shè)備、工程余留設(shè)備、備用設(shè)備堆放在庫區(qū) |
臨時調(diào)配應(yīng)急設(shè)備 | 應(yīng)急支援臨時調(diào)配的大型設(shè)備未恢復(fù)原賬責(zé)任人名下 |
四、清查時賬內(nèi)與賬外必須同步拉通
類型 | 賬內(nèi)拉通邏輯 | 賬外拉通邏輯 |
編號 | 核對資產(chǎn)編號是否唯一、是否缺號 | 對無編號資產(chǎn)及時賦碼與溯源 |
責(zé)任人 | 核查現(xiàn)責(zé)任人與系統(tǒng)登記是否一致 | 賬外資產(chǎn)責(zé)任人必須當(dāng)場確認(rèn) |
存放位置 | 實物存放與系統(tǒng)登記地址比對一致性 | 賬外資產(chǎn)標(biāo)注準(zhǔn)確位置及時錄入 |
狀態(tài) | 使用/封存/維修/報廢狀態(tài)一致 | 賬外狀態(tài)由現(xiàn)場核實認(rèn)定 |
五、一個簡單好記的清查范圍口徑
如果讓你快速給清查小組培訓(xùn)，你可以用這段話：
“只要在單位場地內(nèi)，屬于采購、調(diào)撥、捐贈、撥付、借用、占用、遺留、報廢未清理、維修中但未核銷的所有實物資產(chǎn)，不管賬上有沒有、狀態(tài)如何、是否超期折舊、是否轉(zhuǎn)固，都在此次固定資產(chǎn)清查范圍之內(nèi)?！?/div>
六、清查范圍制度性建議
為避免今后清查范圍模糊反復(fù)爭議，建議各單位固定資產(chǎn)管理制度中直接寫入以下條款：
賬內(nèi)賬外同步、在用封存同步、部門存放同步、科室責(zé)任同步。
形成正式固定資產(chǎn)清單 + 待入賬清單 + 臨界性低值資產(chǎn)清單。
每件實物必須最終落實到現(xiàn)管責(zé)任人頭上。
清查范圍劃得清，才能真正摸清“家底”；
清查邏輯理得順，才能形成規(guī)范閉環(huán)。
清查不只是為了消滅差錯，更重要的是為后續(xù)日常固定資產(chǎn)管理打好系統(tǒng)基礎(chǔ)。
